Henkilötietojen käsittely ja suojaus Eläke-Fenniassa
Kerättävät tiedot ja tietojen käsittely
Keskinäinen vakuutusyhtiö Eläke-Fennia on työeläkevakuutusyhtiö, jonka tehtävänä on hoitaa työntekijöiden ja yrittäjien lakisääteistä eläketurvaa työntekijän eläkelain (TyEL) ja yrittäjien eläkelain (YEL) mukaisesti sekä hoitaa tätä varten kertyviä varoja vakuutusten käsittämät edut turvaavalla tavalla.
Lakisääteisen eläketurvan hoitamiseksi Eläke-Fennia ylläpitää ja käsittelee henkilötietoja vakuutetuista, vakuutuksenottajista ja näiden puolesta toimivista henkilöistä (kuten vakuutuksenvälittäjistä) sekä eläkkeensaajista.
Sijoitustoimintansa osana Eläke-Fennia tarjoaa asiakasyrityksilleen rahoitusratkaisuja. Luottojen hoitamiseksi ylläpidettävään lainarekisteriin talletetaan tietoja lainansaajista ja vakuudenantajista. Lisäksi Eläke-Fennia omistaa kiinteistöjä, joiden vuokrausta hoitaa Newsec Oy. Vuokraustoiminnan hoitamiseksi Newsec Oy ylläpitää rekisteriä, johon talletetaan vuokralaisia koskevia tietoja.
Henkilöä koskevia tietoja Eläke-Fennia voi hankkia rekisteröidyltä itseltään tai hänen edustajaltaan, viranomaisten ylläpitämistä julkisista rekistereistä sekä niiltä muilta tahoilta, joilta Eläke-Fennialla on lain mukaan oikeus saada tietoja (mm. lakisääteistä sosiaalivakuutusta hoitavilta laitoksilta). Laina-asiakkaidensa osalta Eläke-Fennia hankkii tietoa myös luottotietorekistereistä.
Eläke-Fennia kerää henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen yllä mainittujen tehtävien hoitamiseksi. Eläke-Fennia käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja ja huolehtii asiakkaidensa yksityisyyden suojasta työntekijäin eläkelain, yrittäjien eläkelain, henkilötietolain, muun sovellettavaksi tulevan lainsäädännön säännösten sekä Eläketurvakeskuksen antaman henkiötietojen käsittelyä koskevan ohjeistuksen mukaisesti.
Eläke-Fennian henkilötietoja sisältävien rekistereiden käyttöoikeudet ovat rajoitettuja ja henkilötietoja käsittelevät vain työtehtäviensä puolesta siihen oikeutetut henkilöt. Koko Eläke-Fennian henkilöstöä sitoo laissa säädetty vaitiolovelvollisuus. Eläke-Fennian työntekijät ovat lisäksi erikseeen allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Eläke-Fennia edellyttää myös yhteistyökumppaneiltaan vastaavan sisältöistä salassapitositoumusta.
Tietojen luovuttaminen
Eläke-Fennia voi luovuttaa henkilötietoja vain rekisteröidyn suostumuksella sekä silloin, kun luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja Eläke-Fennialta. Eläke-Fennia voi luovuttaa henkilötietoja ulkomaille kansainvälisoikeudellisten Eläke-Fenniaa velvoittavien sopimusten nojalla silloin, kun kyseessä on työeläketurvan toteuttaminen.
Eläke-Fennia ei ilman rekisteröidyn suostumusta luovuta tietoja muille ulkopuolisille tahoille.
Asiakastietoja voidaan käyttää henkilötietolain mukaisesti suoramarkkinointiin, ellei rekisteröity ole sitä erikseen kieltänyt.
Rekisterien suojaus ja tietoturvallisuus
Eläke-Fennian rekisterit, joissa tietoja säilytetään, on asianmukaisesti suojattu ja eristetty julkisesta verkosta. Oikeudeton tietojärjestelmiin tunkeutuminen on estetty teknisillä palomuuri- ja pääsynvalvontajärjestelmillä. Sähköisessä muodossa olevat tietoaineistot on suojattu teknisin varmistusmenetelmin. Paperimuotoisten asiakirjojen ja arkistomateriaalien säilytys on turvattu palo- ja murtohälytys- sekä kulunvalvontajärjestelmin.
Tietoliikenneyhteyksien suojaus ja tietoturvallisuus
Eläke-Fennian tarjoamat tunnistautumista (käyttäjätunnus ja salasana tai HST-kortti) edellyttävät sähköiset asiointikanavat ja tiedon siirto näiden kanavien välityksellä on suojattu korkeatasoisella salaustekniikalla. Salatun yhteyden muodostumisen havaitsee yleensä "lukkokuvakkeesta", joka ilmestyy sivuston alapalkkiin.
Sen sijaan tavallinen sähköposti kulkee internetissä suojaamattomana eikä sen välityksellä tule lähettää mitään luottamuksellista tai salassapidettävää tietoa. Eläke-Fennia ei vastaa salaamattomassa sähköpostiyhteydessä lähetettyjen tietojen paljastumisesta julkisessa verkossa eikä tästä aiheutuneista mistään vahingoista tai kuluista.
Eläke-Fennian internet-sivuilla voi olla linkkejä muiden palvelun tarjoajien sivuille. Eläke-Fennia ei vastaa näiden muiden palveluntarjoajien sivujen sisällöstä tai tietoturvasta taikka lainmukaisuudesta.
Rekisteriselosteet
Tarkempia tietoja Eläke-Fennian ylläpitämiin henkilörekistereihin merkittävistä tiedoista, tietojen lähteistä sekä tahoista, joille tietoja voidaan luovuttaa, löytyy henkilötietolain mukaisista rekisteriselosteista. Rekisteriselosteet on saatavissa Eläke-Fenniasta.
Käyntiosoite Annankatu 34, 00100 Helsinki
Puhelin 010 503 7500 (yleinen
asiakaspalvelu)
Sähköposti (suojaamaton) efasiakas@elake-fennia.fi.